Dokumentum szkennerek

A szkenner (magyar névén lapolvasó) a számítógép olyan tartozéka, mely szövegek, képek digitalizálására szolgál. A szkenner által digitalizált anyag a számítógépen jelenik meg, és a megfelelő szoftverrel utólag feldolgozható.

Az otthoni szkennereknek az ipari megfelelőjük a dokumentum szkennerek. A legnagyobb különbség a szkennerek között a sebességükben van.  Az otthoni szkennerek percenként kb. 3-5 lapot képesek beolvasni addig az ipari szkennerek akár a 200 beolvasást is elérhetik percenként. Fontos különbség még hogy az ipari szkennerek a hozzájuk tartózó szoftverek segítségével kategorizálják is a beolvasott dokumentumokat.

Jelen világunkban elengedhetetlen a dokumentumok elektronikus kezelése, tárolása.

Az elektronikus dokumentumkezelés jóval több, mint a papír alapú dokumentumok számítógépre való bevitele (elektronikus alapúra alakítása), és tárolása. Mivel ha csak be szkennerjük a papír alapú dokumentumainkat azzal nem csinálunk mást, mint egy csomó elektronikus képet. Ha naponta több ezer papír alapú dokumentumot szkennerünk be például TIFF formátumba, akkor azok között nagyon nehezen lehet majd megtalálni az éppen szükséges dokumentumot.

A korszerű dokumentum feldolgozás során a feldolgozás egy több lépcsőből álló folyamat, aminek az első lépcsője a szkennelés, amikor a papír alapú dokumentumokat átalakítjuk elektronikus formátumra (TIFF, PDF, JPG, stb.), majd ezt követően ezekből különböző speciális szoftverek segítségével adatokat nyerünk ki. Ezek a kinyert  adatok kerülnek felismerésre, feldolgozásra, indexelésre, majd egy adatbázisba tárolásra, ahonnan később már csak egy kulcsadat megadásával a keresett információt azonnal elő tudjuk keríteni.

Mivel a dokumentumok indexeltek, így könnyebb a kezelésük is. Gyorsabban lehet az adatokat előkeresni, így rövidebb az ügyintézés, egyrészt alacsonyabb költséget másrészt pedig magasabb ügyfél elégedettséget jelent. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével  ezek a problémák könnyen megoldhatók, a rendszer automatizálása rövid időn belül anyagi megtérülést és egyértelműen mérhető eredményt hoz a felhasználók számára.

Hatékonyabbá és gyorsabbá teszik az információk kezelését, így segítve a szervezeteket a költség-, az idő- és a helymegtakarításban az információk digitális megosztása, tárolása és rendelkezésre bocsátása révén. A lapolvasók tervezésekor a Canon szem előtt tartotta a könnyű kezelhetőséget. A dokumentum szkennerek szoftverei számos funkciót kínálnak a felhasználó számára a kényelmes munkavégzés érdekében.